ビジネスマナー【メール機能編】

ビジネスマナー【メール機能編】

メールのエチケットともう一つ、機能に関してのビジネスマナーもあります。 エチケットとあわせて覚えておきましょう。

●テキスト形式とＨＴＭＬ形式●

メールにはテキスト形式とＨＴＭＬ形式というのがあります。 テキスト形式というのは文字の情報のみ、ＨＴＭＬ形式というのはホームページのように文字に装飾をしたり、体裁を自由に設定できる形式です。
ＨＴＭＬメールは受け取る側の環境によって表示されない文字があったり、体裁が崩れてしまったりするのと、ウィルスがつきやすい、という欠点があります。

ですから、友人などプライベートでメールを送る場合は、ＨＴＭＬ形式でもいいのですが、ビジネスで使うメールはテキスト形式にしておくのがマナーです。
送信するメールを常にテキスト形式にしておくには、メールソフトの設定が必要です。ヘルプなどを参照すれば簡単に設定できるので、確認してみてくださいね。

●添付ファイルの送り方●

添付ファイルをつけてメールを送信する場合、添付ファイルのサイズは50KB〜100KB以下程度にします。 これも相手の環境に対する配慮なんですね。
受け取る側のインターネットの速度がアナログ回線だったりすると（あまりないと思いますが。。(^^ゞ）、サイズの大きなメールを受け取るにはとてつもなく時間がかかったりしてしまい、迷惑をかけることになります。

もしそれ以上の大きなサイズのファイルを送りたい場合は、ファイルを分割して送ったり、圧縮して送ったりするようにします。ただし、この場合も、圧縮されたファイルを解凍するソフトを持ち合わせていないような相手であれば、自己解凍ファイルにするなど、圧縮形式などは相手の環境でファイルが開けるものを考慮して送るようにすると親切です。

●返信と引用●

受け取ったメールに返信するとき、「＞」このようなマークのついた引用文を記載することがありますが、必要以上の引用はかえって読みづらくなってしまいます。
引用は必要最低限の箇所だけを引用するようにしましょう。
また、自分の書いた文の最後に相手から受け取ったメールを全文残したまま返信すると、やりとりの流れがわかりやすくて親切です。

そのメールで引用文を使用する場合は、コピーして本文部分に貼り付けて使用し、最後に残した文章から引用部分だけが抜けてしまわないようにします。
折り返すときは、区切りのいいところで改行します。

●ＴＯ、ＣＣ、ＢＣＣの使い方●

通常、メールの宛先は「ＴＯ」の部分に入れますよね。複数の相手に同一文章を送りたい場合には、「ＣＣ」や「ＢＣＣ」といった機能があるのですが、これも使い方があります。

「ＴＯ」はその話の主となる相手のアドレスを入れます。「ＣＣ」は、一応見ておいてもらいたい、という立場の方のアドレスを入れます。もし話の当事者が複数になる場合は、その全ての方のアドレスを「ＴＯ」に入れます。
「ＣＣ」に入れたアドレスは、メールを送った全ての相手に見えてしまうので、話の通じている相手同士でのやりとりには使えますが、それ以外の場合は、個人情報の漏洩問題にもなりかねないので、注意が必要です。

相手同士が特に関わりがない場合は、「ＢＣＣ」を使います。「ＢＣＣ」に入れたアドレスは、メールを送った相手には見えません。この場合の「ＴＯ」アドレスには自分のアドレスを入れたり、アドレスが見えても差し支えのない相手のアドレスを入れるようにします。そうすることで、メールの送信先に必要以上の個人情報が知れることがないようにできるわけです。