ビジネスマナー【メールエチケット編】

ビジネスマナー【メールエチケット編】

あなたは正しくビジネスメールが書けますか？ マナーというのは、自分をわきまえたり、相手を気遣うことなので、相手の立場に立ってメールを書くことを常に頭においておくと、自然と正しいビジネスマナーを守ったメールが書けると思います。

気をつけなければいけないところは、ほんとうにちょっとした部分です。以下の基本部分だけでもきちんと抑えておきましょう。

●件名、宛名を入れる●

メールの件名は中身を見なくてもある程度相手がどんな内容か判断できるような件名をつけましょう。
たとえば、「質問です」
と書かれているよりも、 「○○の件で質問です」 と書かれていたらわかりやすいですよね。

よくあるのは、「ご連絡」「ご報告」などというタイトルです。
これも、「○○についてのご連絡」「○○についてご報告です」などとするとわかりやすいと思います。

●名前、署名を入れる●

メール冒頭には、挨拶の文章とともに、自分の名前を入れます。電話と同じでまずは自分が名乗るのがエチケットです。

例）いつも大変お世話になっております。 ○○株式会社○○部の××です。

また、メールの最後には必ず署名を入れます。 名前とメールアドレスは最低でも必要ですが、できれば、ビジネスメールでは会社名、部署名、住所、電話番号、FAX番号などが入っているほうが親切ですね。
ただし、署名が長すぎるのも見苦しいので、５〜６行くらいでまとめるのがベターです。

署名例）

−−−−−−−−−−−−−−−−−−−− −−−−−−−−−−−−山田　一郎
○×株式会社　営業部
〒000-0000　東京都台東区○○123-4 △△ビル　１Ｆ
TEL：03-000-0000／FAX：03-000-0000
E-MAIL：xxx@xxxxxx.ne.jp
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●改行と空行を適度に入れる●

メールを折り返す文字数は、全角文字で３５文字程度（７０バイト）がいいといわれます。これは、相手が横に画面をスクロールしなくても、縦にスクロールするだけでメールを見られるようにするための配慮なんですね。
折り返すときは、区切りのいいところで改行します。 またあまり文章が詰まりすぎているのも見づらいものです。適当なところで空行を入れることで読みやすくなります。

●使用できない文字●

メールでは、機種依存文字と半角カタカナは使わないのがルールです。マニアックな説明は省きますが、半角文字を使うと受け取った側で文字化けを起こすことがあるからです。
それから機種依存文字というのは、パソコンの機種によって表示されるものとされないものがある文字のことで、たとえば丸で囲んだ数字や、単位記号などがそれにあたります。

ですので、相手がどんな環境でも文字がきちんと表示されるよう、機種依存文字と半角カナは基本的にホームページやメールなどでは使ってはいけないことになっています。

参考サイト） 機種依存文字劇場